تنقسم مراحل إدارة الإجتماع إلى ثلاث مراحل أساسية هي :
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
ولأهمية كل مرحلة من هذه المراحل واشتمال كل منها على عدد من الخطوات والأدوار الرئيسية فإننا سوف نتطرق لكل منها بشيء من التفصيل .
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع
تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات وتلك الأمور أو الخطوات هي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
4- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
5- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
ولنناقش هذه الأمور الخمسة بشىء من التفصيل :
تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
من المهم أن يفكر المدير مسبقا قبل الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟
هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟
أهداف الاجتماعات قد تكون واحده من :
o1- طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة
o2- العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل
o3-مناقشة بعض السياسات
o4-إعداد بعض التقارير حول موضوع معين
o5- توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد
o6-الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ
تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع :
ويقوم بهذه المهمة ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
2) يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه
3) أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل
4) وان يتأكد من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :
o1- أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
o2- أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
o3- أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
o4- أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
o5- ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
o6- ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين ( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .
ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات وأن يكون فعالاً .
o وتفيد هذه الخطوة في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع .
إعداد جدول أعمال الاجتماع :
ويقوم بهذه المهمة ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع
ينبغي ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع
نقاط جدول الأعمال المثالي هي :
يجب ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :
الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .
مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش .
العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الإمكان ( تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين ) .
التصديق علي محضر الإجتماع السابق.
اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانية عشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساء ) .
اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع :
وهذه مهمة ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، وتلك العوامل هي :
1- مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين
2- مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات
3- توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات
4- توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة
5- خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .
شكل الاجتماع
وبخصوص شكل الاجتماع يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع و انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين .
إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع :
وهذه مهمة ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع .
السبت أغسطس 31, 2013 4:29 am من طرف دويشة
