موضوع لماذا توجد السكرتيره واصلها

أولا - مفهومُ السكرتاريةِ :

مَا هِي السكرتاريةُ؟

إذا عبّرنا عنِ السكرتاريةِ بأنها تتناولُ العملياتِ المكتبيةَ اللازمةَ لتنفيذِ خطةِ العملِ لتحقيقِ الكفايةِ الإداريةِ في مختلفِ الوحداتِ التنظيميةِ للمشروعِ؛ فنجدُ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ قاسمٌ مشتركٌ؛ فهي تقومُ بدورٍ مساعدٍ بين جميعِ الإداراتِ والأقسامِ التي تقومُ بالأعمالِ الفنيةِ أوِ الإداريةِ. وتقومُ السكرتاريةُ العامةُ في المشروعِ بإدارةِ وإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ اللازمةِ لتنفيذِ خطةِ العملِ في سبيلِ تحقيقِ الأهدافِ المنشودةِ.

أصلُ التسميةِ

ترجعُ تسميةُ «سكرتارية» إلى كلمةِ "Secret" ذاتِ الأصلِ اللاتيني بمعنَى «سرّ»؛ مِما يشيرُ إلى أهميةِ الأعمالِ المكتبيةِ، وما يجبُ أن يتوافرَ في القائمينَ بهذه الأعمالِ من صفاتِ الصدقِ، والأمانةِ، والإخلاصِ، وكتمانٍ لأسرارِ العملِ.

السكرتاريةُ الخاصّةُ

يدخلُ في إطارِ المفهومِ العامِّ للسكرتاريةِ العامةِ أحدُ أقسامهَا وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»، وهي تعني كل ما يساعدُ المديرَ على إنجازِ مهامهِ الوظيفيةِ على أكمل وجهٍ، وفي أقلِّ وقتٍ ممكنٍ، ويحوي هذا أيضًا «السكرتاريةَ المتخصصةَ» والتي تعني وتهتمّ بالمسائلِ الفنيةِ ذاتِ الصبغةِ التخصصيةِ، والتي يقتضِي طبيعةُ وحجمُ المشروعِ تواجدَها لتحسينِ مستوَى الأداءِ، وسرعةِ الإنجازِ، وتحليلِ المشكلاتِ، وتطويرِ خطةِ العملِ، وتوضيح الرؤيا للقائمين على الإدارةِ فيما يختصُّ بالمعلوماتِ التي تعبرُ عن الأحوالِ الداخليةِ للمشروعِ، والأحوالِ الخارجيةِ لبيئةِ العملِ.

تعريفُ الأمينِ أَوِ السكرتيرِ

يمكنُ النظرُ إلى الأمينِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.

من واجباتِ ومهامِّ السكرتيرِ

عندما يقومُ الأمينُ أو السكرتيرُ بمثلِ هذه الأعمالِ؛ فإنَّ الرئيسَ أوِ المديرَ يستطيعُ أن يتحررَ من مهام كثيرةٍ كان من الممكنِ أن تضيعَ وقتَهُ الثمينَ فيما لا طائلَ منه، بل وتطغَى على مهامِّهِ الكبرَى ذاتِ الشأنِ والخطرِ خاصةً في تحديدِ الاستراتيجياتِ، ورسمِ السياساتِ، والتنظيمِ، والتخطيطِ، وتقييمِ الأداءِ. ومنَ المألوفِ إذًا أنْ يظلَّ الأمينُ يوميًّا على اتصالٍ بفئاتٍ شتى منَ الزائرينَ وأصحابِ الحاجاتِ، من خلالِ أسلاكِ الهاتفِ، أوِ اللقاءاتِ الشخصيَّةِ؛ لذلكَ فإن عليهِ مسئولية تلطيفِ لهجةِ المكاتباتِ، واللباقة في الحوارِ، والحفاظ على استمرارِ المودّةِ والعلاقاتِ الطيبةِ مع هؤلاءِ الزائرينَ، فلا غرابةَ إذًا أن تكونَ مناصبُ الأمانةِ العامّةِ أكثر الوظائفِ المكتبيةِ أرستقراطيةً.

أوضاعُ السكرتاريةِ

تختلفُ أوضاعُ السكرتاريةِ العامّةِ من منظمةٍ لأخرى، ويتوقفُ ذلك عَلَى: حجمِ المنظمةِ، وعددِ العاملينَ في المكاتبِ، وأنماطِ الأعمالِ، والنوعياتِ الشخصيَّةِ للعاملينَ، والمهامِّ والاختصاصاتِ التي يباشرهَا أولئك المسئولونَ الذينَ يستعينون بِخِدماتِ السكرتاريةِ وصولاً إلى تحسينِ الأداءِ. نستخلصُ من ذلك أنه من الصعبِ تعريفُ السكرتاريةِ تعريفًا جامعًا، غيرَ أنه منَ الممكنِ تعريفُها وظيفيًّا من خلال السردِ التفصيليِّ العريضِ لصورِ المهامِّ والواجباتِ التي يسندُ بها للسكرتاريةِ حتى يمكنَ تسييرُ العملِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، والحفاظُ على الصورةِ اللائقةِ للمنظمةِ في أذهانِ الجماهيرِ الخاصةِ والعامّةِ.

ثانيا ً - التخصصُ والتميزُ :

التخصصُ

منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ.

الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ

في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ.

علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ

يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ.

تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ

ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.

ثالثا ً - مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :

تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً

يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.

إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ

إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.

إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ

إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.

تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ

يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.

رابعا ً - التعاملُ مَعَ الآخرِين :

استخدامُ الهاتفِ

لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي 10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ.

مقابلةُ الزّائرينَ

منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.

كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ

قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.
drunken

اشكرك على الموضوع

شكرا الك على الموضوع
تحياتي

عفوووووون

مشكورة على هالموضوع

شكرا الك على الموضوع الرائع

» السكرتيره
» موضوع يحيرني......
» موضوع رغم قساوته أعجبني ونقلته؟
» موضوع طويل بس كتير قيمة عن ( كيف تكسب ثقة رئيسك في العمل )
» موضوع حلو للنقاش ماذا تفعل عندما يتغير عليك أعز انسان