الاجتماع الفوضويفي هذا الاجتماع يتصرف الأعضاء على هواهم، ويتحدثون كيفما شاءوا وفي أي موضوع أو في أكثر من موضوع في وقت واحد. وقد يتحدث أكثر من عضو في وقت واحد، وقد يتحدث واحد أو أكثر دون انقطاع دون أن يصغي أي منهم لآخر. وقد تعلو أصواتهم في صخب، وقد يثور أحدهم في وجه الآخر مهدداً ومتوعداً أو يشتبك البعض بالأيدي، وقد يتجولون في القاعة أو يجلسون دون ضابط أو يخرجون دون نظام، وقد يتبادلون النكات والمجاملات عبر القاعة، وقد يكونون في واد ورئيس الاجتماع في واد آخر، بل قد يكون الرئيس نفسه مشغولاً بأحاديث جانبية مع آخرين. وقد يستغرق الاجتماع عدة ساعات في نقاش يبدو جاداً لكنه مشتت على عدة مسائل.
وقد يفطن عضو لما آل إليه الحال في الاجتماع، فيحاول أن يبلور اقتراحاً ليصوت عليه الأعضاء ويتخذوا بشأنه قراراً، لكن يكون الاجتماع حينئذ قد تفرقت دروبه لدرجة يصعب معها لم خيوط أي مسألة ناهيك عن اتخاذ قرار بشأنها. وقد ينفض مثل هذا الاجتماع وكل من شارك فيه يظن أنه قد أنجز كثيراً خلال تلك الساعات الطويلة، لكن محضره، إن كان له محضر، لا يثبت شيئاً ذا بال. و“سيناريو” الفوضى لا ينتهي. لكن في مقابل هذا الاجتماع الفوضوي هناك آخر منضبط ومثمر.
الاجتماع الناجح
إذا أراد التنظيم لاجتماعاته أن تكون ناجحة مثمرة، فعليه أن ينظر لكل اجتماع على أنه عملية إبداعية قائمة بذاتها يضيف بها أعضاؤه شيئاً جديداً لخبرتهم المشتركة وخبرات الآخرين ويؤدون به وظيفة معينة أو عملاً جديداً. على أعضاء كل تنظيم بالتالي أن يقبلوا على اجتماعاتهم بروح خلاقة، وأن يراجعوا جدياً جدوى أي اجتماع إذا تعلق بمسألة طرقت من قبل وتم التقرير فيها، وأن يحاولوا ما وسعتهم الوسيلة أن ينجزوا المهام المعروضة أمامهم بأقصى كفاءة ممكنة بحسبانها تحديات أو مشاكل، ويتحكموا في الاجتماع بطريقة تجعله خالياً من (الوقت الضائع) و(الكلام خارج الموضوع)، تحقيقاً لكفاية إنتاجية عالية (للزمن) و(للناس) و(للكلمة).
والاجتماع الناجح هو اجتماع أعد له بواقعية وعناية وفقاً لحجمه ونوعه والغرض منه. فينبغي أن تتم الدعوة لأي اجتماع – باستثناء اللقاءات والاجتماعات الودية التي تتم دون ترتيب رسمي – بطريقة تمكن كل الأعضاء من الحضور والمشاركة المثمرة. وحضور الاجتماع يعني الوجود الفعلي للعضو بشخصه، أما دخوله وخروجه قاعة الاجتماع دون أن يستقر أو بقاؤه لبضع دقائق دون أن يشارك مشاركة فعلية في المداولات فلا يعد حضوراً.
يجب أن يكون لكل اجتماع من اجتماعات التنظيم هدف معين. فتحديد الهدف يوجه كافة الجهود بوضوح إلى النهاية المرجوة وهي الوصول لقرار أو رأي أو عمل معين في المسألة أو المسائل المطروحة للنقاش في ذلك الاجتماع. بالتالي، يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يحيط الأعضاء علماً بالأعمال التي ستناقش فيه ويرتبها بطريقة تسهل عليهم نقاشها.
وجدول الأعمال على أهميته لا يكفي وحده لتهيئة الأعضاء لكل اجتماع. فعلى أمين المكتب التنفيذي أن يوضح للأعضاء نوع وطبيعة الأعمال التي ستطرح للنقاش في الاجتماع ويعطيهم فترة معقولة قبل ميعاد انعقاده تمكنهم من إجراء الدراسات اللازمة ومن إعداد تقارير مكاتبهم ومراجعة ملفاتهم. ليست كل الاجتماعات روتينية تتابع فيها تقارير المكاتب واللجان بالطريقة النمطية التي نناقشها أدناه، فقد يعقد الاجتماع لتحقيق مهمة معينة مثل (وضع خطة لإعادة تشغيل مصنع). في هذه الحالة، يقتصر نشاط الاجتماع على تفاصيل الخطة المطلوبة لتحقيق هذه المهمة، وهكذا.
وليست جميع أنواع الاجتماعات للنقاش والمداولة. فقد يدعو رئيس مؤسسة أعضاء مؤسسته لاجتماع تنويري يطرح فيه قراراته وتوجيهاته ويشرح فيه جوانب سياساته، ويناقشها معهم لتوضيح ما خفي عليهم، يقل الحوار في مثل هذا الاجتماع لأن الغرض منه هو أن ينقل الرئيس قراراته لمرءوسيه لينفذوها ويتحمل هو تبعاتها.
يلم أعضاء كل تنظيم بأحوال تنظيمهم ويشاركون في تنفيذ مهامه من خلال الاجتماعات التي يعقدها وبطرح الأسئلة والاستماع للتقارير التي ترفع فيها وبالمشاركة في نقاش وإجازة الاقتراحات والمشاريع الجديدة.
يدعو التنظيم أعضاءه لكل اجتماع من اجتماعاته بطريقة تضمن وصول هذه الدعوة لكل واحد منهم في وقت يمكنه من إعداد نفسه للاجتماع وحضوره. تشمل الدعوة نسخة من جدول الأعمال التي ستناقش ونصوص الاقتراحات التي ستطرح في الاجتماع. يطرح جدول الأعمال على الأعضاء في بداية الاجتماع ليعدلوه إذا شاءوا ويقروه ليصبح بعد ذلك جدول الأعمال الملزم لهم في الاجتماع.
في هذا الفصل وفي الفصول التالية، نعرف الاجتماع، ونصف أنواع الاجتماعات المختلفة وشروط صحتها، وطريقة التحضير لها، وطريقة ترتيب أعمالها، وإجراءات التداول التي يجب أن تتبعها.
الاجتماعات في النظام الأساسي
على كل تنظيم أن يحدد في نظامه الأساسي أنواع الاجتماعات التي يعقدها، تاريخ انعقاد الاجتماعات العامة والدورية، وهل تحتاج هذه الاجتماعات لدعوة وكيف تصدر هذه الدعوة، وما هي المعلومات التي يجب أن تضمن فيها، ومن هو الشخص المسئول عن إصدارها وكيف يصدرها، وحجم النصاب القانوني اللازم لانعقادها، وكيف تجاز الاقتراحات فيها، ونصاً يؤكد أنه لا يمكن لأي اجتماع من الاجتماعات أن يعلق أي قاعدة من قواعد المداولات المستمدة من أحكام القانون أو عقد التأسيس، خصوصاً تلك التي تحكم الدعوة للاجتماع، وتحدد النصاب القانوني، والأغلبية المطلوبة لإجازة الاقتراحات وطريقة التصويت. أما التفاصيل اللازمة للتعريف بالاجتماعات فتحدد في الدعوة للاجتماع نفسه.
أنماط الاجتماعات
اجتماعات العمل التي يعقدها التنظيم القائم تشمل: الاجتماعات العامة، والدورية، والطارئة والمواصلة. واجتماعات التنظيمات المؤقتة، تشمل الاجتماعات الجماهيرية والمظاهرات والمسيرات. أما الاجتماعات التي ليست اجتماعات عمل فهي اجتماعات المحاضرة والمناظرة والندوات وحلقات النقاش وورش العمل والمؤتمرات العلمية.
اجتماعات العملالاجتماعات التي عرفت اصطلاحاً باجتماعات العمل هي الاجتماعات المعروفة التي تدير بها تنظيمات المجتمع وأجهزة الدولة أمورها وتصرف فيها شئونها الرسمية بالتداول واتخاذ القرارات الجماعية. تصنف اجتماعات العمل إلى اجتماعات دورية، وطارئة، ومواصلة، وعامة (مؤتمر عام أو جمعية عمومية).
الاجتماع الدوري
الاجتماع الدوري هو أي اجتماع عمل يعقده أي تنظيم أو أي جهاز من أجهزته (المكتب التنفيذي، هيئة فرعية، … الخ) أسبوعياً أو شهرياً أو بأي صفة دورية أخرى. ينص النظام الأساسي في الأحوال المعتادة على التاريخ الذي يعقد فيه الاجتماع الدوري وتنص اللائحة الداخلية على زمانه ومكانه. للأعضاء أثناء الاجتماع الدوري حق نقاش أي مسألة تقع تحت أهداف التنظيم المنصوص عنها في النظام الأساسي، وفي حالة المكتب التنفيذي، أي مسألة ضمن سلطاته.
لا يحتاج الاجتماع الدوري لأن يدعى له إلا إذا طلب النظام الأساسي ذلك، ولا يمكن للجهة المسئولة عن الدعوة له أن تعدل زمان ومكان انعقاده إلا بإعلان كل الأعضاء بذلك. إذا احتوى النظام الأساسي على نص يقول (ما لم يحدد المكتب التنفيذي تاريخاً آخر)، يمكن للمكتب التنفيذي في ظرف غير عادي أن يغير في تاريخ انعقاد اجتماع دوري واحد فقط. أما إذا تحدد تاريخ انعقاد الاجتماعات الدورية في النظام الأساسي، وأراد التنظيم أن يعدل في هذا التاريخ ليؤثر بذلك في كل اجتماعاته الدورية، عليه أن يسعى لتعديل النظام الأساسي حتى يصبح ذلك الإجراء ممكناً.
الاجتماع الطارئالاجتماع الطارئ هو أي اجتماع (بما في ذلك الاجتماعات العامة واجتماعات المكتب التنفيذي) يعقد في غير أوقاته الدورية المحددة سلفاً. ينظر الاجتماع الطارئ في المسألة أو المسائل التي حددتها الدعوة له وليس في غيرها. إذا دعت الضرورة لأن يعالج اجتماع طارئ مسألة لم تحدد في الدعوة له، يجب أن يُقر هذا التصرف (قولاً أو عملاً) في أول اجتماع دوري تال أو في اجتماع طارئ آخر يدعى خصيصاً لهذا الغرض لكي يصبح ذلك التصرف نظامياً. تحدد المسائل التي ستعالج في الاجتماع الطارئ بدقة وتصاغ بعناية، خصوصاً إذا كان هناك إجراء معين سيتمخض عن ذلك الاجتماع. ترسل الدعوة لكل اجتماع طارئ للأعضاء قبل وقت كاف من ميعاد انعقاده، وتحدد فيها كل التفاصيل اللازمة لانعقاده: تاريخه، زمانه، مكانه، الغرض منه، والمسائل التي ستطرح فيه.
لا يمكن عقد أي اجتماع طارئ إلا إذا أعطى النظام الأساسي أو القانون جهة ما الحق في طلبه. بالتالي، يحدد النظام الأساسي إجراءات الدعوة للاجتماع الطارئ، والجهة المسئولة عن إصدارها والفترة اللازمة لإخطار الأعضاء به قبل ميعاد انعقاده. ترفق نسخة من هذه الدعوة مع محضر الاجتماع المعني حين يعده أمين المكتب التنفيذي لاحقاً.
تُعقد الجمعية العمومية الطارئة بدعوة من الرئيس، أو المكتب التنفيذي (مجلس الإدارة مثلاً) أو بأمر من المحكمة، أو بطلب من المراجع القانوني أو عدد معين من الأعضاء، أو بطلب من أي جهة أخرى يعطيها القانون هذا الحق. فللمكتب التنفيذي مثلاً الحق في أن يدعو الجمعية العمومية لاجتماع طارئ في أي وقت أثناء السنة للنظر مثلاً في السياسة العامة للتنظيم بما يتلاءم مع ظروف العمل، أو للبحث في أي موضوع طارئ.
إذا اتضح أنه من غير الممكن دعوة الجمعية العمومية لتنظيم ما (شركة مثلاً) للاجتماع بأي من الطرق التي يتبعها التنظيم أو المنصوص عنها لدعوته، فيمكن للقضاء من نفسه أو بطلب من أحد أعضاء المكتب التنفيذي أو من عضو يحق له التصويت، أن يأمر بدعوة الجمعية العمومية للانعقاد بالطريقة التي يراها مناسبة. قد يعطي القانون أيضاً المراجع القانوني الحق في أن يطلب عقد جمعية عمومية طارئة لسماع تقريره إذا تقدم باستقالة مسببة وطلب فيها أن يلم الأعضاء بملابسات استقالته وبأي معلومات أخرى يرى أن على الجمعية العمومية الإحاطة بها، وعلى المكتب التنفيذي أن يلبي هذا الطلب دون إبطاء.
غالباً ما ينص القانون على المدة اللازمة للاستجابة لطلب عقد الجمعية العمومية الطارئة فعلاً والخطوات القانونية التي يمكن للأعضاء اتخاذها في حالة تجاهل المسئولين لطلبهم. يحق للأعضاء (أو المساهمين في شركة بنسبة يحددها القانون)، أن يطلبوا من مجلس الإدارة أن يعقد الجمعية العمومية إذا فشل في أن يعقدها في ميعادها المحدد، ويحددوا في طلبهم الأغراض التي على هذه الجمعية العمومية الطارئة أن تعالجها، ويوقعوا على الطلب ويسلموه لأمين المكتب التنفيذي. المكتب التنفيذي هو المسئول عن الدعوة للجمعية العمومية استجابة لهذا الطلب فهو الذي يملك هذه السلطة وليس أمين المكتب التنفيذي. للأعضاء الذين طلبوا الاجتماع الطارئ الحق في أن يناقشوا كل ما أدرجوه في طلبهم من أغراض، لكن ليس لهم الحق في أن يناقشوا غيرها.
اجتماع المواصلةإذا لم يستطع أعضاء أي اجتماع من الاجتماعات من أن يكملوا كل الأعمال المدرجة في جدول أعماله في الوقت المتاح لهم، فيمكنهم أن يرفعوه لوقت آخر يواصلوا فيه ما انقطع من أعمال، وأن يتم ذلك باقتراح برفع الاجتماع. يسمى الاجتماع التالي هذا باجتماع المواصلة.
اجتماع المواصلة هو اجتماع دوري أو طارئ أجل لزمان محدد آخر. حين يُستأنف اجتماع المواصلة يكون امتداداً ومواصلة للاجتماع الذي تم التأجيل فيه وبالتالي يكون اجتماعاً واحداً متصلاً مع ما قبله ولا يحتاج لأن يعلن عنه وله نفس جدول الأعمال ويستمر النقاش في كل ما كان ممكناً نقاشه في الاجتماع الذي أنقطع. يجب أن يستوفي اجتماع المواصلة النصاب قبل أن يتمكن من الانعقاد. يتلى محضر الاجتماع الذي أنقطع في بداية اجتماع المواصلة. يمكن أن يؤجل اجتماع المواصلة نفسه لآخر، لكن لا يؤجل لميعاد تحدد سلفاً لاجتماع دوري أو لميعاد بعده.
شروط انعقاد الاجتماعزيادة على ما يطلبه القانون من ظروف يجب أن تتهيأ قبل انعقاد أي اجتماع خصوصاً إذا كان اجتماعاً جماهيرياً، هناك شروط يجب أن تستوفيها جميع اجتماعات العمل، وهي: أن يعلن عن الاجتماع بطريقة إجرائية سليمة، وأن يرسل جدول أعماله للأعضاء في الوقت المناسب إن أمكن ذلك، وأن يستوفي عدد الأعضاء الذين يحضرونه النصاب القانوني، وأن يكون له رئيس يدير جلساته وأمين يدون ما دار فيها.
أغراض وفوائد الاجتماعاتالسمة المميزة للاجتماعات هي أنها منابر تواصل بين الناس عن طريق الحوار وتبادل المعلومات والآراء، وبحث المسائل التي تواجههم، وفحصها، واستكشاف الجديد فيها، ووضع الحلول والخطط المناسبة لمعالجتها، وإصدار القرارات اللازمة بشأنها. وبهذا الفهم، أغراض الاجتماعات عديدة بتعدد أغراض الناس في الحياة.
فقد تجتمع لجنة من اللجان لتقييم مشروع أو مراجعة ميزانية أو دراسة مسألة ومن ثم ترفع ما تراه من اقتراحات أو توصيات أو بدائل أو دراسة. وقد يعقد اجتماع من الاجتماعات لمراجعة سياسات وبرامج وخطط تنظيم من التنظيمات بهدف تعزيزها لتتماشى مع أحواله وتواكب الأحوال العامة من حوله. وقد تعقد بعض الاجتماعات لتنوير القواعد أو لرفع روحهم المعنوية أو تعبئتهم من أجل أداء أفضل أو للقيام بمهمة ما. وقد يجتمع الأفراد للمساومة أو للتفاوض مع طرف من الأطراف في اجتماعات طويلة ومرهقة وقد تحتاج لتدخل الوسطاء لتقريب وجهات النظر المتصارعة قبل أن تصل لحلول مناسبة ومرضية لكل الأطراف. وقد يجتمع الأفراد (في موقع العمل أحياناً) لمتابعة أداء مؤسستهم أو رفع تقارير عن ما يواجهون فيها من مصاعب، ويناقشونها بغية حلها.
وزيادة على أن الاجتماعات تتيح منابر مناسبة لتداول المسائل والتقرير في مهام التنظيم التي عليه إنجازها، تعزز حين تكون مستوفية لأغراضها وملتزمة بتقاليد التداول، قيم التسامح والزمالة والصداقة بين الأفراد، وتزيد من ثقتهم في أنفسهم وفي إمكاناتهم وفي انتمائهم لتنظيماتهم حين يجدون دعم نظرائهم بل نقدهم الحادب لما يطرحون.
وقد تكون الاجتماعات أدوات تعليم وتثقيف وتهذيب. فقد تسعى بعض أنوعها، بطريقة أو بأخرى، لأن تخرج المعرفة من نطاق تخصصاتها الضيقة وتنشرها بين الناس. فحين يجتمع الناس في شكل محاضرات أو مناظرات أو ندوات أو مؤتمرات علمية أو ثقافية أو في حلقات نقاش أو ورش عمل، تتدفق المعلومات بين أطرافها في اتجاهات تختلف باختلاف نوعها (أنظر أدناه)، وقد يقل النقاش في بعضها أو يكثر.
بدائل الاجتماعيحتاج التحضير للاجتماعات إلى كثير من الجهد والانضباط ولغير قليل من الوقت والمال أحياناً. لكن رغم أهمية الاجتماعات كأنشطة لا غنى عنها في حياتنا المعاصرة إلا أنه يمكن الاستعاضة عن حضور الأعضاء بأشخاصهم لبعضها أو الاستعاضة عنها بعض الأحيان. فقد يستطيع الرئيس حين يكون إدارياً ماهراً، أن ينجز الكثير من أعمال التنظيم دون أن يعرضها لذلك في اجتماع وأن يكون كل ذلك في حدود سلطاته. يمكنه أن يتصل بالأعضاء هاتفياً أو بأي وسيلة مناسبة أخرى لمعرفة إن كانت لديهم مسائل معينة يودون مناقشتها، فقد لا يكون هناك منها القدر الذي يستدعي عقد اجتماع لمناقشته. وقد يرسل للأعضاء بصفة دورية التقارير والمذكرات والنشرات الداخلية، فقد تغني هذه المعلومات عن الاجتماع في بعض الأحيان، وقد يزور الأعضاء في مواقعهم ويستمع إليهم على الطبيعة ويحسم معهم أغلب المشكلات التي تواجههم.
أيضاً، يستطيع التنظيم أحياناً أن يتصرف دون أن يجتمع إذا أعطاه القانون أو النظام الأساسي التفويض اللازم. يشمل مثل هذا التفويض قائمة بالأعمال التي يمكن أن تنجز خارج الاجتماعات، العدد اللازم من أعضاء المكتب التنفيذي للموافقة على مثل هذا التصرف، ونوع هذه الموافقة، وأي نص يلزم الاجتماع بحفظ هذه الموافقة في محاضر التنظيم. وقد يعقد التنظيم اجتماعات مكتبه التنفيذي عبر واحدة من وسائط الاتصال الحديثة في الظروف المناسبة التي نذكر بعض أنواعها أدناه.
الاجتماعات الهاتفيةيمكن للأعضاء أن يعقدوا اجتماعاً هاتفياً يسمع خلاله كل واحد منهم الآخر، لكن لأن الشخص لا يرى الآخر أثناء المحادثة الهاتفية، انتفت بذلك عن هذا النوع إحدى شروط الاجتماع وهي المقابلة. رغم ذلك يخدم الاجتماع الهاتفي أغراضاً كثيرة لكل أنواع التنظيمات حين يساعد أعضاءها في قضاء كثير من أمورهم وكل واحد منهم في مكتبه.
تسمح بعض التنظيمات لأعضاء المكتب التنفيذي بالاجتماع عبر الهاتف، خصوصاً إذا كان التنظيم كبيراً وتفرقت عضويته في أماكن بعيدة عن بعضها، وإذا توافرت الخدمة الهاتفية اللازمة. يجب أن يخطر كل الأعضاء بميعاد الاجتماع الهاتفي وأن يستجيب صوتياً عبر الهاتف وفي الوقت المحدد العدد الذي يمثل النصاب القانوني الذي حدده التنظيم لنفس الاجتماع إذا تم بحضور الأعضاء شخصياً، وأن يظل كل الأعضاء على الخط يسمعون بعضهم بعضاً خلال الاجتماع. يقر الاجتماع الهاتفي قراراته شفوياً عن طريق مناداة الاسم أو بالموافقة العامة إذا سمح التنظيم بها. يجب أن يشمل النظام الأساسي الاحتياط اللازم الذي يسمح بعقد مثل هذا الاجتماع، بنص كالآتي:
“يمكن للمكتب التنفيذي، في الأحوال الطارئة، أن يعقد اجتماعاً هاتفياً على أن تتوافر فيه الأغلبية، وأن تضمن أي أعمال تمت فيه في مذكرة خاصة يوقع عليها الشخص الذي تأكد من توافر الأغلبية، وتضمن هذه المذكرة في محضر الاجتماع التالي.”
الاجتماع بواسطة البريد
على كل تنظيم أن ينص في نظامه الأساسي على إمكانية إنجاز بعض أعماله بواسطة البريد، فهي واسطة سهلة ورخيصة ومتوافرة بأشكال مختلفة. يمكن للتنظيم أن يرسل بطاقات الاقتراع وجداول أعماله ومحاضر اجتماعاته لأعضائه عن طريق البريد، كما يمكن لأعضاء المكتب التنفيذي أن يصوتوا بالبريد إذا أرادوا ذلك.
الاجتماع بواسطة الكومبيوترأصبحت خدمات الكومبيوتر دعامة أساسية من دعامات المؤسسة العصرية. ففيه يمكن خزن ومعالجة واسترجاع كميات هائلة من المعلومات بسرعة فائقة، وبالتالي أصبح في إمكان أي تنظيم أن يخزن معلوماته ويجددها ويتيحها بسرعة وسهولة عبر وحداته الطرفية لهيئاته أو مكاتبه الفرعية، أو لرؤساء وحداته في مواقع عملهم أو في مكاتبهم. وبفضل الكومبيوتر أيضاً أصبح ممكناً عقد الاجتماعات المسموعة والمرئية بين الأعضاء حين يكونوا بعيدين عن بعضهم بعضاً ومتفرقين كل واحد منهم في مدينة أخرى أو في موقع أو قطر آخر.
تتيح هذه الاجتماعات مشاركة حية من الأعضاء دون أن يحضروا الاجتماع بأشخاصهم فعلياً، حين يمكنهم الكومبيوتر من أن يسمعوا ويروا بعضهم البعض في شاشته ويتداولوا الاقتراحات ويصلوا فيها لقرارات وكأنهم يجتمعون في نفس المكان.
ما زالت هذه الخدمة مكلفة، لكن يمكن في المقابل تصور الكسب الذي يجنيه القادرون عليها من مديري المؤسسات المالية أو العلمية حين توفر لهم الوقت الذي يحتاجون إليه كثيراً، وحين تغنيهم عن مشقة السفر والتنقل، أو حين تقدم خدمة لا تقدر بثمن لمريض على طاولة الجراحة حين يستطيع الجراح أن يستشير آخرين من ذوي الخبرة عبر القارات ويجدها في دقائق.
الاجتماع عبر البريد الإلكترونييمكن للمكتب التنفيذي في ظرف طارئ أن يجتمع عبر البريد الإلكتروني إذا احتاج لتبادل وثائق مكتوبة أو إذا كانت الوثائق من الطول بحيث لا يمكن قراءتها عبر الهاتف. قد يسمح التنظيم بمثل هذا الاجتماع إذا توافرت هذه الخدمة لكل الأعضاء (كومبيوتر مجهز لهذه الخدمة وجهاز هاتف)، وكانوا جميعاً معتادين على استعمالها. يجب أن يشمل النظام الأساسي الاحتياط اللازم لعقد مثل هذا الاجتماع بنص كالآتي:
“يمكن للمكتب التنفيذي، في الأحوال الطارئة، أن يعقد اجتماعاً بواسطة البريد الإلكتروني على أن تتوافر فيه الأغلبية، وأن تضمن أي أعمال تمت فيه في مذكرة خاصة يوقع عليها الشخص الذي تأكد من توافر الأغلبية، وتضمن هذه المذكرة في محضر الاجتماع التالي.”
الاجتماع عبر الفاكسيمكن للمكتب التنفيذي أن يجتمع بتبادل الوثائق عبر الفاكس بطريقة رخيصة وسريعة. وخدمات الفاكس مفيدة للمكتب في الظروف الطارئة بل وفي الظروف العادية إذ أن تكلفة إرسال الوثائق عبر الفاكس أرخص منها بالبريد السريع وأضمن. ليتمكن التنظيم من استعمال هذه الخدمة عليه أن يحتاط لذلك فينص عليها في نظامه الأساسي بنص مثل النص الذي أوردناه في فقرة البريد الإلكتروني أعلاه.
السبت أغسطس 31, 2013 4:29 am من طرف دويشة
