واجباتُ السكرتير أثناءَ الاجتماعِ :

واجباتُ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ

تختلفُ واجباتُ السكرتيرِ منَ اجتماعٍ لآخرَ، فهناكَ اجتماعاتٌ يجبُ على السكرتيرِ حضورُهَا ومن ثَمَّ له واجباتُهُ، كما توجدُ اجتماعاتٌ لا تدعو الحاجةُ إلى وجودِ السكرتيرِ، وعندئذٍ يستمرُّ السكرتيرُ في عملِهِ بصورةٍ طبيعيةٍ مع الاهتمامِ بأيِّ طارئٍ قد ينشأُ ويتعلقُ بالاجتماعِ كأنْ تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ لأحدِ أعضاءِ الاجتماعِ، ففي هذه الحالةِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعرفَ كيفَ يتصرفَ ويعالجَ مثلَ هذه المواقف.

حضورُ الاجتماعِ وتدوينُ التفاصيلِ

إذا كان على السكرتيرِ أن يحضرَ الاجتماعَ؛ فإن الأمرَ تترتبُ عليه بعضُ الواجباتِ التي يجبُ على السكرتيرِ القيامُ بها، ومن هذه الواجباتِ ما يلي:
1- حصرُ وتسجيلُ أسماءِ الأعضاءِ؛ للتأكدِ منَ الأعضاءِ الذين حضروا والأعضاءِ الذين لم يحضرُوا.
2- إثباتُ الإجراءاتِ التي اتبعتْ - من خلالِ رئيسِ الاجتماعِ - للتحققِ من صحةِ انعقادِ الاجتماعِ.

تسجيلُ تفاصيلِ الاجتماعِ

إنَّ تسجيلَ تفاصيلِ الاجتماعِ من واجباتِ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ، ويتمُّ التسجيلُ باستخدامِ جهازِ التسجيلِ؛ لمساعدةِ السكرتيرِ على القيامِ بهذه المهمةِ خاصةً في الحالاتِ التي يكثرُ فيها عددُ أعضاءِ الاجتماعِ ويكونُ السكرتيرُ غيرَ ملمٍّ بشخصياتِ الأعضاءِ. وفي هذه الحالةِ يمكنهُ الاعتماد على جهازِ التسجيلِ وكذلك بالرجوعِ إلى مديرِهِ ليرشدهُ إلى أسماءِ الأعضاءِ ليمكنهُ تسجيلها عند قيامِ أحدِ الأعضاءِ بالتحدثِ أثناءَ الاجتماعِ، كذلك في ظلِّ التكنولوجيا الحديثةِ التي تتسلحُ بها المكاتبُ اليوم، فإنه يمكنُ الاعتمادُ على جهازِ الفيديو في تسجيلِ الاجتماعِ ثم الرجوعُ إليه في أيِّ وقتٍ لاستخدامهِ في إعدادِ تقريرِ الاجتماعِ.

واجباتُ السكرتيرِ بعدَ الاجتماعِ

بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ وانصرافِ الأعضاءِ، يتعينُ على السكرتيرِ القيامُ بإعادةِ غرفةِ الاجتماعاتِ إلى حالتِها الطبيعيةِ، أما إذا كانَ الاجتماعُ خارجَ المؤسسةِ؛ فيجبُ التأكدُ من أن أيًّا منَ الأعضاءِ لم يتركْ شيئًا خاصًّا به، وأن الأجهزةَ في حالتِها الطبيعيةِ كما تسلمها من إدارةِ القاعةِ.

إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ

من مهامِّ السكرتيرِ بعدَ انعقادِ الاجتماعِ إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ، ويجبُ أن يشتملَ على البنودِ التاليةِ:

1- ساعةُ وتاريخُ ومكانُ انعقادِ الاجتماعِ.
2- اسمُ رئيسِ الاجتماعِ واسمُ السكرتيرِ.
3- الإجراءاتُ التي اتبعتْ للدعوةِ للاجتماعِ وصحتُها طبقًا للائحةِ.
4- أسماءُ أعضاءِ الاجتماعِ الذين حضرُوا، وأسماءُ الأعضاءِ الذين لم يحضرُوا بعذرٍ ودونَ عذرٍ.
5- الإشارةُ إلى أنه تَمّتْ تلاوةُ محضرِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ وتَمّتِ الموافقةُ عليهِ واعتمادُهُ.
6- عرضُ مفصلٌ ودقيقٌ لجميعِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ (أو الاجتماعاتِ) ولأسماءِ الأعضاءِ الذين أثارُوا أسئلةً وأولئك الذين قامُوا بالردِّ والاعتراضاتِ والموافقاتِ، أيْ يتمُّ عرضُ كلّ صغيرةٍ وكبيرةٍ دارتْ في الاجتماعاتِ ويمكنُ للسكرتيرِ أن يقومَ بذلكَ من خلال الرجوعِ إلى التسجيلِ الذي تَم أو إلى شريطِ الفيديو.
7- كتابةُ محضرِ الاجتماعِ وتدوينُهُ في الدفترِ الخاصِّ بذلك وأخذُ موافقةِ وتوقيعِ رئيسِ الاجتماعِ عليه.
8- بعدَ اعتمادِ رئيسِ الاجتماعِ للمحضرِ واعتمادِ القراراتِ، يقومُ السكرتيرُ بنسخِها وإرسالِ صورٍ منها للإداراتِ والأعضاءِ بهدفِ إعلامِهِم بهذهِ القراراتِ التي تَمّتِ الموافقةُ عليها أثناءَ الاجتماعِ.