www.mas-sec.7olm.org
أهلا وسهلا بكم بالزيارة الأولى للمنتدى
سارع بالتسجيل وستجد كل ما هو ممتع ومفيد ...

www.mas-sec.7olm.org


 
الرئيسيةمكتبة الصورس .و .جبحـثالمجموعاتالتسجيلدخولاليوميةفيس بوك موقع الكلية
بإسم ادارة كلية أنوار القدس ومجلس الأمناء وطاقم فرقة الأنوار للتعليم الإلكتروني كلٍ منه بصفته وشخصه .... نتقدم بأحر التهاني والتبريكات للطلاب والطالبات الجدد بكل فروع تخصص الكلية على بداية السنة الجديدة .... ونرجوا لهم من الله دوام التقدم والنجاح في حياتهم العلمية والعملية ... تحياتنا وباقات زهورنا لكم تعبيرا عن مدى احترامنا وتقديرنا لكم
أهلا وسهلا بكم ... لا تنسونا بجديدكم لنوصل رساله الماس والنور لننير به المجتمع بأسره يدا بيد نشق طريق النور ومستقبل عنوانه النجاح الادارة ...
ايها العضو الكريم , لتصفح أجمل وأسرع لمنتدانا ننصحك بإستخدام متصفح firefox .لتحميل المتصفح الرجاء الضغط على الرابط التالي http://www.getfirefox.net/
تصويت
اول موقع الكتروني تتصفحه عند اتصالك بالإنترنت ؟
 فيس بوك
 تويتر
 تاجيد
 بانيت
 منتدى الأنوار للسكرتاريا
 فرفش
استعرض النتائج
أفضل 10 أعضاء في هذا المنتدى
nona najdi
 
salam zetawi
 
mary ssh
 
جرحي صمتي "الاء شويكي "
 
Yosra Mer3b
 
Amani Bakri
 
A$eel Farran
 
WaDe3
 
Raneen Rajabi
 
rawan kasim
 
أفضل 10 فاتحي مواضيع في المنتدى
nona najdi
 
Raneen Rajabi
 
mary ssh
 
diaa kleeb
 
salam zetawi
 
Yosra Mer3b
 
جرحي صمتي "الاء شويكي "
 
l7zat 2lm
 
mema
 
A$eel Farran
 
بحـث
 
 

نتائج البحث
 
Rechercher بحث متقدم
المواضيع الأكثر نشاطاً
لعبه حلوة...
مين يوصل رقم خمسه
حكم يومية ..........
نكت عن المدير والسكرتيرة
الحرف الأول من اسمك له أسرار .. ؟
سؤال حلو واللي واثق من نفسه يجاوب ..........
رقم 7 اللغز الذي حير العالم
من تختار???
هل ترضى أن يصارحك احد بعيوبك؟؟؟
ما هي اكثر الجروح ألما برايك ؟؟***
المواضيع الأخيرة
» نكت عن المدير والسكرتيرة
السبت أغسطس 31, 2013 4:29 am من طرف دويشة

» من هنا أبدأ ....
الجمعة يوليو 05, 2013 2:16 am من طرف مشاعر قلم

» مظهر المنتدى
الجمعة أكتوبر 19, 2012 12:01 am من طرف زائر

» صور من فلسطين
الثلاثاء أكتوبر 16, 2012 11:16 pm من طرف Rania Hazem

» كيف يزيدك روتينك الليلي جمالاً؟؟؟؟؟؟
السبت سبتمبر 29, 2012 12:12 am من طرف l7zat 2lm

» الانفلونزا هلكتني ......... بق بق بق بق ههههه
السبت سبتمبر 29, 2012 12:00 am من طرف l7zat 2lm

» هههههههههههههههه بجد في منو
الجمعة سبتمبر 28, 2012 11:58 pm من طرف l7zat 2lm

» !!!!!!!!!!!!
الجمعة سبتمبر 28, 2012 11:55 pm من طرف l7zat 2lm

» يراودني حلمٌ أسمهُ أنت
الجمعة سبتمبر 28, 2012 11:53 pm من طرف l7zat 2lm

» هو الحب هكذا ...
الجمعة سبتمبر 28, 2012 11:51 pm من طرف l7zat 2lm

» لحظات غريبة ......لا ادري ما هي
الخميس سبتمبر 27, 2012 12:13 am من طرف HIDAYA ABU HAMED

» عيناية تذرف حيرتي وما زلت هنا
الأربعاء سبتمبر 26, 2012 11:27 pm من طرف HIDAYA ABU HAMED

» تعاونوا علر البر والتقوى !!!!!!
السبت سبتمبر 22, 2012 4:48 am من طرف Haya.AG

» انت مين من هدول الصفات
السبت سبتمبر 22, 2012 4:43 am من طرف Haya.AG

» كعكة الآيس كريم بالشوكولاتة
السبت سبتمبر 22, 2012 4:30 am من طرف Haya.AG


شاطر | 
 

  نظرة علي السكرتارية

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
mona hawa
عضو فعّال
عضو فعّال


عدد المساهمات : 194
تاريخ التسجيل : 08/01/2012
العمر : 23

مُساهمةموضوع: نظرة علي السكرتارية   الأحد يناير 15, 2012 8:51 pm


السكرتارية

تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية


أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

ثالثا : السكرتارية المتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .




§ هدوء الأعصاب .

2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :

§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .



أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .


4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
jamal salah edin
عضو فعّال
عضو فعّال


عدد المساهمات : 159
تاريخ التسجيل : 11/01/2012
العمر : 27

مُساهمةموضوع: رد: نظرة علي السكرتارية   الأحد يناير 15, 2012 9:13 pm

شكرا على جهوديك ومعلوماتيك القيمه

مع احترامي لكي
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
SnFoOoRa
مـشـــرفة
مـشـــرفة


عدد المساهمات : 368
تاريخ التسجيل : 29/12/2011
العمر : 24
الموقع : في الدار هع هع

مُساهمةموضوع: رد: نظرة علي السكرتارية   الأحد يناير 15, 2012 9:50 pm

موضوع جميل ... شملتي فيه تعريف شامل للسكرتاريه وللسكرتير
مشكوره اختي
ننتظر منك المزيد Smile

____________________ الــتوقيــع ___________________



لسْتٌ كَآمل ولكِّنـيْ . . تَربيّتٌ عَلـﮱ يَدِ { أم } يَصمتٌ ٱآلكَـونٌ لِرَوْعتهِہآ
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
mona hawa
عضو فعّال
عضو فعّال


عدد المساهمات : 194
تاريخ التسجيل : 08/01/2012
العمر : 23

مُساهمةموضوع: رد: نظرة علي السكرتارية   الإثنين يناير 16, 2012 1:42 am

شكرا للجميع
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
Amani Bakri
مراقب
مراقب


عدد المساهمات : 1005
تاريخ التسجيل : 07/01/2012
العمر : 23

مُساهمةموضوع: رد: نظرة علي السكرتارية   الإثنين يناير 16, 2012 4:26 pm

موضوع جميل ومفيد جدا
مشكورة منى لجهودك
انتظر المزيد
تحياتي لكي
study study

____________________ الــتوقيــع ___________________

أجمَل مآفي كلمة [ ابتسَام ] ♥ انها تبدأ بِـ ( أبْ ) وَ تنتَهي بِـ ( أُمْ ) ...♥ !


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
 
نظرة علي السكرتارية
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
www.mas-sec.7olm.org :: المنتدى العام :: عالم السكرتاريا-
انتقل الى: