الاجتماعات

المقدمة:

تعتبر الاجتماعات إحدى وسائل الاتصال الهامة في المؤسسات باختلاف أنواعها ، حيث تتيح فرصة اللقاء بين القمة والقاعدة في المؤسسة ، حيث يتم مناقشة مختلف الموضوعات وتبادل الأفكار والآراء ووجهات النظر والمعلومات ، وتعتبر اجتماعات القيادة الجماعية من أهم وسائل الاتصال بين المستويات المختلفة في المؤسسة.



تعريف الاجتماعات:


هو تجمع رسمي لمجموعة من الأفراد في مكان معين للدراسة والتداول والتشاور وتبادل إلى وينتج قرارات تتعلق بالموضوع أو القضية


قيمة القيادة الجماعية:

1.من الأمور المسلم بها أن مناقشة مشاكل الإنتاج من ألزم الضرورات التي تحتاجها الصناعة ، فمواجهة هذه المشاكل للحصول على حلول تؤدي في النهاية إلى زيادة كمية الإنتاج مع الارتفاع بمستوى جودته وقلة تكلفته .
2.تعتبر فرصة لإظهار القيادات الجديدة حيث تفتح المجال لإظهار الكفاءات المختلفة.
3.العمل على تعميق العلاقات الإنسانية الطيبة بين العمال جميعهم بمختلف مستوياتهم.
4.تتيح الفرصة لتفهم العمال للتعليمات التي قد تكون غير واضحة.
5.تتيح الفرصة لاستمرار الاتصال بين المشرف والعاملين معه عن طريق هذه الاجتماعات.
6.إتاحة الفرصة لحل كثير من المشاكل التي قد تضيع وقت المشرف إذا لم تعقد هذه الاجتماعات.
7.تساعد المشرف على التعرف على نقط الضعف سواء كانت في
الأفراد أو في أساليب العمل أو العلاقات التي تربطهم.


دور المشرف في اجتماعات القيادة الجماعية:

يعتبر المشرف العمود الفقري وحلقة الاتصال الأساسية بين الإدارة وعمال المنشأة، فهو الرئيس المباشر للعمال وقائدهم والمشرف على اختيارهم وتدريبهم، لذلك كان من الضروري أن يتلقى المشرف ثقافة شاملة وتدريب كامل عن فن القيادة والتعليم والتدريب، ومن أهم واجبات المشرف تجاه اجتماعات القيادة الجماعية:

1.تحديد موعد الاجتماع والإعلان عنه حتى يم تهيئة مكان الاجتماع في حدود إمكانية المؤسسة.
2.كن للعمال تهيئة أنفسهم للمشاركة في المناقشة.
3.تحضير الأدوات والنماذج المطلوب تواجدها أثناء المناقشة.
4.شرح موضوع المناقشة وأسباب الدعوة للاجتماع.
5.تحديد نطاق المناقشة.
6.إثارة رغبة الأفراد في المناقشة عن طريق توجيه الأسئلة العامة والموجهة.
7.المحافظة على روح المناقشة حتى نهاية الاجتماع وذلك بمراعاة:

أ) عدم الظهور بمعرفته ببواطن الأمور.
ب) تقدير جميع وجهات النظر مهما كان وضعها.
ج) عدم احتكار الأفكار.
د) تشجيع روح المناقشة بين الأفراد وتأكيد الاطمئنان بينهم.
هـ) عدم التحيز لفرد معين مع تزويدهم بالمعلومات اللازمة.
و) المناقشة بلغة المجتمعين وثقافتهم.
ز) تقديم موضوع المناقشة وتحديد الهدف منه وإبراز النقاط الهامة في الموضوع .
ح) متابعة ومراقبة الأفراد حتى انتهاء الاجتماع مع عدم الخروج عن الموضوع .
ط) التفاعل مع الأفراد ومعاملتهم معاملة طيبة .
ى) تجميع الآراء والانتهاء إلى قرار جماعي .
ك) إطلاع المجموعة على القرارات والحلول .

الصفات الرئيسية للقرار الجماعي :

1-ضرورة اعتماد القرار على الجماعية أي أن يكون حصيلة لمجموع القرارات الفردية .
2-اعتماد القرار على الإحساس بالواقعية .
3-خلق السلوك التعاوني.
4-قد يصل القرار الجماعي إلى حلول غير متوقعة من قبل.
5-الاعتماد على السلوك الواضح الصريح للوصول إلى الاقتناع بوجهة النظر المعروضة .
6-العمل على تقوية روح الأفراد لتقبل وجهات النظر المختلفة .
7-القضاء على المخاوف الفردية السابقة .
8-زيادة الحماس بالمسؤولية الجماعية .
9- يعتبر تعبيرا جماعيا عن رغبات واتجاهات الأفراد .



أهمية الاجتماعات:


1- تؤدي للمناقشة والتعبير الحر فتكسبهم مهارة التحدث والإقناع.
2- من انجح الأساليب الإدارية للوصول لتفاهم مشترك لتعزيز العلاقات.
3- وسيلة اتصال من أعلى على أسفل: مثل اجتماع مجلس الإدارة مع المساهمين والموظفين.
4- وسيلة اتصال من أسفل إلى أعلى: مثل الموظفين ومشاكلهم وتوصيها للرؤساء.
5- وسيلة اتصال أفقية: بمعنى إنها للأفراد والإدارات فهي على المستوى الوظيفي نفسه.

أنواع الاجتماعات:


1- الاجتماعات الرسمية: فيها شكليات: وقواعد أسس محددة في نظام المؤسسة الداخلي (مكان العقد- العدد- سلطة العقد- تبليغ الدعوة- التصويت) مثل: اجتماع مجلس التعاون.
2- الاجتماعات الغير رسمية: تتكون من عدة لجان صفية ومدرسية مثل: (لجنة الثقافة واللجنة الرياضية) وتجتمع دون موعد وليس لها جدول أعمال ولا يوجد نظام بل مرونة مثل اجتماع المدرسة.

أعمال السكرتير في الاجتماع (قبل- أثناء-بعد).

أعمال السكرتير قبل الاجتماع:



1- إرسال بطاقات دعوة وجدول أعمال:

* الدعوة للاجتماع: خطابات شخصية وذلك قبل الاجتماع بفترة ويمكن أن يكون بالهاتف.
* جدول الأعمال: هو قائمة بالموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ويحتوي:
تقارير اللجان قراءة محضر الاجتماع
النظر في الأمور القديمة تقارير المسؤولين
إعلان القرارات النظر في المسائل المستجدة

ختام الاجتماع

2- اختيار مكان للاجتماع وتجهيزه:

· المكان المناسب والمريح.
· توفير الأقلام والأوراق المناسبة
· مراعاة طريقة ترتيب القاعة.
· التأكد من أن القاعة غير شاغرة ومتاحة للاستخدام
· تحديد أماكن جلوس الأعضاء بوضع بطاقات لأسمائهم في أماكنها.


أعمال السكرتير أثناء الاجتماع:



1- قراءة محضر الاجتماع السابق.
2- تسجيل ما يدور في الاجتماع من مناقشات.
3- التأكد من أن الحاضرين قد وقعوا في دفتر الحضور.
4- كتابة ملاحظات منفصلة عن أي أجزاء خاصة ما الرئيس منه.
5- إبلاغ الرئيس بأية معلومات ضرورية أثناء الاجتماع.

أعمال السكرتير بعد الاجتماع


1- الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع: بالاستعانة بالملخص الذي كتبه أو جهاز التسجيل.
تعريف محضر الاجتماع: هو الدليل المادي والسجل الشامل لكل ما يجري أثناء الاجتماع حيث يتضمن أسماء الأعضاء وملخصاً للنقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها وفقاً لجدول الأعمال وأسماء الأعضاء الذين شاركوا في المناقشات والقرارات والتوصيات التي اتخذت بشأنها.

مكوناته:


عنوان المحضر:

- أن يكون دالا على الاجتماع ويكتب العنوان في أعلى الصفحة بحرف كبير.
- زمان ومكان الاجتماع: يجب أن تصاغ بحيث يمكن الإجابة على الأسئلة التي تبدأ باستفهام.

الحضور: ترتب الأسماء ترتيب هجائياً مع بيان صفحة الحضور ويجب توافر العدد القانوني وإذا شارك أحد من غير الأعضاء مع سبب زيارته والمتغيبين والمتعذرين والسبب.
_ المداولات أو المناقشات: ملخص لكافة المناقشات والمداولات التي تمت في الاجتماع.
_ القرارات: هو اقتراح اصلي من قبل أحد الأعضاء تمت الموافقة عليه بعد تدارسه والتصويت عليه.
_ الاتفاق على موعد الاجتماع التالي أن وجد وتسجيل ساعة انتهاء الاجتماع.
عليها:
· طبع المحضر وإعداد نسخ كافية وتوزيعها وتكون نسخة في ملف الاجتماع.
· تقديم الملاحظات المنفصلة التي تم كتابتها في الجتماع.

الشروط الواجب توافرها في محضر الاجتماع:


· الدقة: في تحديد زمان مكان عقد الاجتماع والحضور والدقة في الصياغة....
· الاختصار: أن يكون المحضر مختصر ومفيد للقرارات والمشروعات.
· الوضوح: الوضوح في نصوص القرارات في الاجتماع وملاحظات الأعضاء.

2- إبلاغ القرارات إلى اللجان المختصة: وعليها:

· إذا كانت اللجنة التنفيذية مثل ( لجان شؤون الموظفين) تبلغ قرارات اللجنة للجهات المختصة.
· إذا كانت اللجنة تنفيذية فيقوم السكرتير بإعداد توصيات اللجنة وتقديمها للمسؤول.

3- حفظ مستندات الاجتماع:

مثل محاضر الاجتماعات أو أي مستند يتعلق به وتنظيمها حتى يمكن الرجوع إليها في أي وقت وإذا كانت كثيرة تحفظ في عدة ملفات.
وفي الختام فالعمال يتوقعون من المشرف:

-المعاملة العادلة دون تحيز أو محاباة .
-منحهم الفرصة للتقدم والرقي .
-التدريب السليم .
-الاجتماع إلى مشاكلهم في العمل والاهتمام بحل مشاكلهم الخاصة والشخصية .
-التعويض العادل عن الجهد ((بالأجر و المكافأة ))
-حمايتهم من أخطار وإصابات العمل .
- الاعتراف بمجهودهم .
- المعاونة في الحصول على احتياجاتهم من ضرورات الحياة .
- المعرفة التامة بالعمل .
-المقدرة على القيادة .
-المقدرة على إعطاء التعليمات بطريقة سليمة .
- المقدرة على تبسيط العمل .

شكرا الك على الموضوع
تحياتي